Jeder kennt die Situation, wenn man dringend die Firmenzentrale erreichen möchte, jedoch lediglich der Besetzt-Ton zu hören ist. Um die Erreichbarkeit der Zentrale zu gewährleisten, kann aus Sicht der Firma durch Kurzhalten der Gesprächszeiten und dem raschen Weiterleiten des Anrufers gegengesteuert werden. Mehrere Anrufe gleichzeitig lassen sich aber trotzdem nicht vermeiden.
Als Alternative zur personellen Aufstockung der Zentrale lassen sich Sprachnachrichten nutzen, um dem Anrufer die Verweildauer bis zur Gesprächsannahme durch den nächsten freien Mitarbeiter mit zusätzlichen Informationen angenehmer zu gestalten. Ausserhalb der Geschäftszeiten informiert die Ansage auch über die eigene Homepage und gibt sinnvolle Hinweise - etwa zu weiteren Kontakt-Möglichkeiten und den Geschäftszeiten. Zeit- und situationsabhängige Steuerungen lassen sich automatisieren, wobei jederzeit auch manuell eingegriffen werden kann.
Ebenfalls alternativ im Ansatz und zur Entlastung der Zentrale gedacht ist die »Automatische Zentrale« als Möglichkeit des Anrufers, sich selbst druch Drücken der genannten Ziffer am Telefon zur gewünschten Abteilung zu verbinden. Wenn keine Ziffer gedrückt wird, wird letztlich zum Standard-Ziel verbunden - dies kann die Zentrale oder eine weitere Ruf-Gruppe sein.
Auch die Mitarbeiter in der Fachabteilung sind nicht immer sofort am Telefon verfügbar. Hier helfen Ansagen mit der Möglichkeit zum Rückruf oder der Aufzeichnung der Voice-Nachricht. Selbstverständlich können auch diese Anrufe kontextbezogen geroutet werden.
Gründe für die persönliche Erreichbarkeit gibt es genug. Vielfältig sind ebenfalls die Möglichkeiten zur Konfiguration des Telefons wie beispielsweise die Rufweiterleitung auf eine externe Rufnummer. Aber auch komplexere Anruf-Szenarien können bequem und sicher mit einer Taste des Telefons oder aus der Ferne mit einer Smartphone-App gewählt werden. Sollten während eines Meetings Sprachnachrichten eingehen, werden diese als E-Mail verschickt, welche jederzeit per Smartphone empfangen und abgespielt werden können. Der Empfänger kann die ebenfalls übermittelte Rufnummer dann ggf. zurück rufen.
